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关于2019年文件资料归档的通知

作者:党政办    浏览:  发布时间:2019-06-04 

各院、部(系)、处:

2018年档案归档是我院首次在南大之星档案管理系统内归档,在各部门的努力下顺利完成,但也存在对软件不熟悉,录入错误较多,纠错工作量大的问题。为保证2019年档案归档工作的顺利开展,现就2019年归档工作如下:  

一、归档单位:院属各处级建制单位和因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷部门。

二、立卷分工:

1.学院的收文(包括:中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件以及同级单位的来文、来函)除了明确规定要清退党委、行政以外,一律由承办部门立卷。学院收到同一文件有数份并同时分送几个部门时,由业务主管部门或主办部门立卷;  

2.以学院或院内部门名义的发文,由承办部门立卷;几个部门共同起草的文件由主办部门立卷;学院各部门互送的文件,由制成部门立卷;  

3.各职能部门以学院名义召开的全院性专门会议、干部会议以及各类活动(院庆、运动会、普选等)所形成的文件材料,由主办单位立卷;  

4.各支部、总支形成的文件材料、由组织部归口立卷;  

5.各工会分会、各单位工会小组工作中形成的文件材料,由院工会归口立卷;  

6.学生会、研究生会、以及学生社团组织形成的材料,分别由院团委、研究生院(研究生葡京在线棋牌部)归口立卷;  

7.本院形成的科研管理文件材料,由科研处立卷归档。各单位形成的科研项目材料,由课题组整理后交科研处归口立卷;  

8.仪器设备档案材料,由实物管理使用处室和国资处归口立卷;  

9.基建工程档案,由后勤处归口立卷;  

10.财务会计文件材料,由财务处归口立卷;  

11.外事工作文件材料,由国际处归口立卷;  

12.各类公司、产业、开发中心形成的文件材料,由资产经营公司归口立卷;  

13.临时性机构、撤销机构形成的材料由该部门立卷,并与机构撤消前向综合档案室移交;  

14.各单位向学院党、政领导机构的请示及党、政对其的批复,由请示部门一并立卷;  

15.我院与外单位合作开发的项目、合作办会形成的材料,若我院为主办单位,则必须由相应的经办部门归档一套完整的材料;若我院为协办,则只需归档与承办任务有关的部分材料,但应注明其他材料的去向;  

16.院领导、各学院、系、部、处领导或工作人员外出开会带回的会议材料中,综合性的交由院办、党办分别归档;专业性的,交所在单位文书人员归档。  

三、归档内容:依照西安音乐学院各部门归档目录归档,见附1

四、案卷质量要求:见附件2

南大之星系统录入质量要求:见附件3

2019年部门移交需打印的内容:见附件4

五、照片、录音、录像类档案:只收数字化档案资料,作为文件的音频材料挂接在软件管理系统上。

六、归档时间安排:

1、党政办公室在2019年6月10日前完成文件材料下发工作。  

2、各部门在2019年6月20日前完成部门组卷工作,经综合档案室验收合格后,再录入南大之星系统。  

3、2019年7月10日前完成档案移交工作。  

 

附件1:各部门归档内容及保管期限.docx

附件2:西安音乐学院文件材料立卷归档程序及.docx

附件3:南大之星系统录入要求截图.doc

附件4:2019年部门移交需打印的内容.docx

 

 

 

党政办  

2019年6月4日  

 

 

 

 

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